Dans le souci d’une meilleure qualité de prestation de services et dans le souci de recherche d’économie financière, bon nombre d’entreprises font appel à des prestataires externes pour la réalisation de ses tâches annexes dans le but de se concentrer d’avantage sur ses activités principales. Avant de se lancer dans l’aventure de l’externalisation de données ou du traitement de données offshore , il est nécessaire de poser un regard sur les diverses embûches qui peuvent se mettre au travers du le chemin menant à l’offshoring.

Inutile de se précipiter

Une étape essentielle avant de se décider à externaliser est d’établir un bilan sur les tâches et fonctions de l’entreprise afin de cerner celles qu’il faut externaliser et celles qu’il faut assurer en interne.

Avant la signature du contrat avec l’agence spécialisée d’externalisation, il est très important d’analyser de façon détaillée le cahier de charges afin d’éviter tout conflits postérieurs. Il faudra donc veiller à ce que les besoins de l’entreprise soient conformes à l’offre du prestataire mais surtout vérifier si les besoins de l’entreprise seront satisfaits. D’un autre côté, il se doit de se demander si les législations fiscales et financières du pays d’implantation de la société offshore seront favorables ou non à l’entreprise qui souhaite externaliser. En plus il est obligatoire de se pencher sur les références antérieures du prestataire afin d’avoir une idée sur la qualité de ses prestations antérieures. Il convient en outre de savoir le degré de mesure de sécurité des données traitées.

Savoir instaurer un climat de confiance

Notons d’abord que le choix d’un prestataire externe repose avant tout sur le retour sur investissement, mais également sur les offres tarifaire que propose le prestataire externe. Même si le recours à l’offshoring conduit à épargner jusqu’à 60% du coût qui servirait au fonctionnement de la tâche à délocaliser, les pertes pourraient être conséquentes si l’outsourcing ne fonctionne pas comme prévu. Pour éviter cela, il est nécessaire d’accorder confiance à la société offshore au fur et à mesure de l’exécution des tâches et d’établir une vérification en détails de la qualité des prestations avant d’accorder toute la confiance au prestataire dans l’exécution des tâches.

D’une autre part, il se doit de réfléchir grandement aux divers moyens de rapatriement des devises. Par exemple, il est inutile d’envoyer de manière exclusive l’argent vers l’Empire du Milieu alors que la société de traitement de données offshore se trouve implantée à Madagascar.

Externaliser demande une bonne préparation

Il faut prêter une grande attention aux clauses du contrat entre l’entreprise et la société offshore. Il serait mieux de choisir le droit français comme droit de recours en matière de litiges. D’un autre côté, il serait sage de collaborer avec un avocat ressortissant du pays de ladite société offshore. En ce qui concerne le paiement de la prestation, mieux vaut y insister sur les modalités de facturation et n’oublier en aucun cas l’existence de certains coûts cachés, qui lorsque ne sont pas prévues peuvent gonfler le montant de la facture. Une rédaction minutieuse des clauses de confidentialités doivent en plus être effectuée.

En cas de non satisfaction des prestations, il faudra dès la conclusion du contrat prévoir les clauses y afférentes afin de pouvoir transférer légalement les tâches externes à un autre prestataire.

La communication entre les deux parties est aussi importante, c’est pour cela qu’il faut bénéficier d’un interlocuteur local capable d’assurer une bonne communication durable entre les deux parties.