Titre du livre blanc « Understanding the difference between Legal Search and Web Search : What you should know about search tools you use for e-discovery”.

Paris, 14 avril 2009 – ZyLAB, développeur innovant de solutions d’accès à l’information, annonce la disponibilité d’un white paper gratuit sur l’e-discovery qui décrit les principales différences entre les capacités des moteurs de recherche web et la véritable fonctionnalité d’une recherche ainsi que les approches pour prendre en charge les besoins stratégiques des applications juridiques.

L’une des différences les plus importantes est que les moteurs de recherche Web standards sont optimisés pour trouver seulement les documents les plus pertinents ; ils ne sont pas optimisés pour retrouver tous les documents pertinents. Or, les personnes qui font des recherches dans des environnements juridiques ont besoin de trouver tous les documents pertinents. De plus, ces enquêteurs ont besoin d’outils différents pour naviguer rapidement et efficacement et passer en revue les documents pertinents. L’association de ces deux besoins met en évidence la différence entre les outils de recherche Web standards et les outils de recherche juridiques adaptés à ces activités d’e-discovery.

Ce livre blanc se trouve sur le lien :
http://www.zylab.com/downloads/whitepapers/WP72%20Legal%20Search%20vs%20Web%20Search.pdf

Faits marquants :

· Les utilisateurs expérimentés sont devenus experts dans l’utilisation des techniques d’optimisation du moteur de recherche pour améliorer les recherches. Ce niveau de sophistication va dans les deux directions. Les personnes impliquées dans les activités criminelles (par ex. la fraude) ne veulent pas se trouver dans le top 10 d’une liste de résultats d’un moteur de recherche, donc ils utilisent des techniques évoluées pour cacher leurs activités et éviter d’apparaître dans n’importe quelle liste.

· Il existe plusieurs cas où, plutôt que d’utiliser un outil de recherche e-discovery approprié, les entreprises mettent en œuvre une technologie de recherche Web ou des appareils de recherche Web pour faire des recherches plein texte sur de gros fichiers électroniques ou emails sur les réseaux de l’entreprise. Ces entreprises se rendent vite compte que les contraintes techniques des technologies de recherche Web compromettent la capacité à respecter les délais et à répondre aux besoins des organismes régulateurs et des cours, tout cela conduisant à des coûts plus élevés et éventuellement à des amendes. Malheureusement, les limites des technologies de recherche Web restent ignorées jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

· Les requêtes types contiennent des centaines de mots, et pour suivre les variations d’épellation (ex. depuis les fautes de frappe ou autres erreurs de reconnaissance de caractère optiques), un bon outil de recherche doit être capable d’utiliser des méta-caractères et de la recherche floue (notamment la prise en charge des changements des premiers caractères). Les technologies de recherche par le Web sont soit incapables d’exécuter de telles requêtes ou trop lentes pour y parvenir.

· Le moteur de recherche a besoin de produire exactement les mêmes résultats quand il est utilisé sur les mêmes données. Les moteurs de recherche Web ou les moteurs basés sur une certaine technologie de classement tri-dimensionnel ont tendance à produire des résultats différents à la longue. Les affaires qui s’appuient sur ce genre de recherches risquent d’être compromises devant la cour.

· Dans certains cas, un système de recherche Web ne garde que les 20 000 fichiers les plus pertinents dans son index pour une occurrence particulière. Ce moteur de recherche est absolument inutile dans un contexte légal. De plus, de nombreuses technologies de recherche Web ne peuvent pas indexer les documents zippés ou en .PST, des données en bitmap, des documents multimédia, de vieux formats électroniques ou des fichiers cryptés.

· Les organismes de régulation, les cours ou l’avocat général ont souvent des besoins très spécifiques en format de documents. Les utilisateurs devraient pouvoir supporter des formats légaux communs comme DII, EDRM XML, iPro ou Concordance. Ils devraient également pouvoir rédiger des documents, et pouvoir imprimer les fichiers électroniques en TIFF pour vérifier que toutes les informations non pertinentes n’apparaissent plus dans le document divulgué. De plus, les données récupérées doivent être collectées et copiées vers un serveur légal, ce qui est presque impossible avec les moteurs de recherche Web.

Citation de Johannes Scholtes, Président de ZyLAB :

« Echouer sur les points détaillés dans ce livre blanc conduira à un travail de découverte très coûteux et inefficace. Chaque irrégularité, délai non respecté ou donnée manquantes signifient une amende éventuelle, et s’appuyer davantage sur un prestataire extérieur est onéreux. Le risque est diminué si l’on comprend les processus demandés, les procédures à suivre avec ces processus, l’utilisation des bons outils et travailler avec les bons partenaires pour moins vous exposer et réduire les coûts ».

À propos de ZyLAB

Depuis plus de 20 ans, ZyLAB propose des solutions d’accès à l’information primées aux entreprises publiques et privées. La solution d’accès à l’information ZyIMAGE, système XML complet, pose des fondations solides pour l’archivage durable, la gestion et la récupération des données de l’entreprise, des documents papier et électroniques aux messages électroniques et leurs pièces jointes, en passant par les fichiers multimédias.

Avec plus de 7 500 installations et 350 000 utilisateurs dans le monde, ZyLAB jouit d’une vaste expérience et de connaissances sur divers secteurs d’activité et applications professionnelles. Parmi les clients du gouvernement fédéral américain, on compte les Services exécutifs de la Présidence et les Ministères de l’Agriculture, du Commerce, de la Sécurité nationale, de la Justice et de la Défense, ainsi que les Forces armées américaines et les équipes d’investigation du FBI, le SEC et l’OIG de l’Amtrak. Des centaines de gouvernements d’état et locaux font confiance à ZyLAB, y compris l’Etat de Californie, le Comté de Montgomery, le Maryland et la ville de Jackson, Wyoming. Les entreprises privées comprennent des entreprises de renom telles que American Express, Anheuser-Busch, Dominion Virginia Power, Lockheed Martin, Pacific Life ou encore Shell Oil.
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