{"id":41605,"date":"2012-03-16T00:51:25","date_gmt":"2012-03-15T23:51:25","guid":{"rendered":"http:\/\/www.autopromopro.com\/?p=41605"},"modified":"2020-02-07T17:28:39","modified_gmt":"2020-02-07T16:28:39","slug":"etude-kds-sur-les-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/2012\/03\/16\/etude-kds-sur-les-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Etude KDS sur les Notes de Frais"},"content":{"rendered":"

Note de frais : on sait tricher mais on ne le fait (presque) pas\u2026<\/strong><\/p>\n

Comme chaque ann\u00e9e, l\u2019\u00e9tude 2012 r\u00e9alis\u00e9e par KDS – en partenariat avec DeplacementsPros.com<\/a> et EPSA – porte un regard diff\u00e9rent sur la gestion quotidienne des notes de frais. Une observation d\u00e9taill\u00e9e r\u00e9alis\u00e9e en Europe qui permet de comprendre les m\u00e9canismes utilis\u00e9s par les voyageurs d\u2019affaires pour se faire rembourser les petites (et parfois grosses) d\u00e9penses engag\u00e9es \u00e0 l\u2019occasion de leurs d\u00e9placements professionnels.<\/p>\n

Premier constat, les voyageurs d\u2019affaires ne fraudent pas au sens le plus n\u00e9gatif du mot. Ils adaptent leurs frais de d\u00e9placement aux d\u00e9penses engag\u00e9es voire anticipent celles \u00e0 venir. L\u2019\u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e de d\u00e9cembre 2011 \u00e0 Janvier 2012, permet de mieux comprendre comment la note de frais est un enjeu majeur pour celles et ceux qui doivent faire une gestion de frais personnelle pour s\u2019acquitter des d\u00e9penses compl\u00e9mentaires d\u2019un d\u00e9placement professionnel.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Il faut comprendre qu\u2019engager une d\u00e9pense pour l\u2019entreprise est toujours v\u00e9cu comme une source d\u2019angoisse pour le voyageur\u00a0\u00bb,<\/em><\/strong><\/strong><\/p>\n

commente Alain Joyet, sociologue d\u2019entreprise, \u00ab\u00a0C\u2019est ce qui explique qu’apparait, dans cette \u00e9tude, le besoin du voyageur d\u2019anticiper des d\u00e9penses ou de les optimiser en raison d\u2019un taux de change fluctuant\u00a0\u00bb.<\/p>\n

De fait, sur les 133 r\u00e9ponses obtenues (dont 93 en France), on se rend compte que c\u2019est dans les entreprises de plus de 5000 personnes (qui p\u00e8sent 36,8% des personnes interrog\u00e9es)\u00a0 qu\u2019une gestion des frais \u00ab\u00a0plus fantaisiste\u00a0\u00bb est constat\u00e9e m\u00eame si, a priori, les r\u00e8gles impos\u00e9es sont plus drastiques. Mais que nous apprend le sondage\u00a0? Que les voyageurs sont vertueux car 78,6 % avouent ne jamais avoir trich\u00e9 avec les notes de frais. \u00ab\u00a0Si on analyse l\u2019ensemble des r\u00e9ponses, on ne peut pas dire que les autres 21,4 % sont pour autant des tricheurs\u00a0\u00bb, explique Alain Joyet, \u00ab\u00a0Il s\u2019agit le plus souvent pour eux de se faire rembourser des notes de frais qu\u2019ils ont perdu ou dont le montant, trop faible, n\u2019a pas fait l\u2019objet d\u2019une demande. On assiste plut\u00f4t \u00e0 une compensation qu\u2019\u00e0 une simple volont\u00e9 de tricherie\u00a0\u00bb.<\/p>\n

Il est vrai que la lecture de l\u2019\u00e9tude est instructive. A la question\u00a0: \u00ab\u00a0Pour quelle raison principale n\u2019avez-vous pas d\u00e9clar\u00e9 vos frais de d\u00e9placement ou n\u2019avez-vous pas \u00e9t\u00e9 rembours\u00e9 en totalit\u00e9 ?\u00a0\u00bb, ils sont 56,3 % \u00e0 affirmer que les montants \u00e9taient trop faibles, insignifiants, sans doute moins d\u2019une dizaine d\u2019euros. Mais \u00e0 la m\u00eame question, 31% avouent qu\u2019ils ont perdu le justificatif. On comprend mieux la fraude. Autre point int\u00e9ressant, lorsque l\u2019on demande\u00a0: \u00ab\u00a0Quel est le d\u00e9lai moyen de remboursement de frais dans votre entreprise ?\u00a0\u00bb on se rend compte, qu\u2019avec la crise, les d\u00e9lais de remboursement des notes de frais raccourcissent. 38,4 % des voyageurs interrog\u00e9s sont rembours\u00e9s dans un d\u00e9lai de 15 \u00e0 30 jours, m\u00eame si 2,7% attendent plus d\u2019un mois avant de r\u00e9cup\u00e9rer leurs avances.<\/p>\n

\u00ab\u00a0L\u2019argent conduit \u00e0 une relation tr\u00e8s complexe entre l\u2019entreprise et le voyageur\u00a0\u00bb, souligne Alain Joyet, \u00ab\u00a0On ne veut pas avancer des fonds pour une structure a priori plus riche que le budget personnel de chacun. Cette relation est complexe car elle conduit \u00e0 des exigences et des r\u00e8gles de gestion des frais qui demandent beaucoup de diplomatie de la part de la direction financi\u00e8re et du salari\u00e9\u00a0\u00bb.<\/p>\n

Parmi les autres r\u00e9sultats de l\u2019\u00e9tude, il est int\u00e9ressant de noter que le montant moyen des notes de frais est en baisse en 2011 m\u00eame si elle demeure \u00e0 un niveau relativement \u00e9lev\u00e9, entre 150 et 300 \u20ac, pour plus d’un quart des collaborateurs (25,8 %). Ils sont 16,5 % \u00e0 devancer moins de 150 \u20ac par mois mais 17,5% \u00e0 se situer entre 1000 et 2000 euros !<\/p>\n

Autre enseignement, la num\u00e9risation de la note de frais fait gagner du temps \u00e0 tout le monde\u00a0: 43,1 % des collaborateurs mettent moins de 15 minutes pour la r\u00e9aliser. \u00a0\u00a02,8% sont plus laborieux et certaines gestions de frais demandent plus de deux heures. \u00ab\u00a0Encore une fois, on parle d\u2019argent\u00a0\u00bb, remarque Alain Joyet, \u00ab\u00a0C\u2019est s\u00e9rieux et cela ne souffre d\u2019aucun compromis.\u00a0 La moindre erreur repr\u00e9sente une possible perte financi\u00e8re pour le voyageur. On voit bien l\u00e0 que la tendance \u00e0 arranger la note de frais n\u2019est pas le fait de voleurs mais de voyageurs soucieux de ne pas en \u00eatre de leur poche\u00a0\u00bb. Bien s\u00fbr, il y a d\u2019autres raisons qui pourraient conduire \u00e0 la triche :\u00a0\u00ab\u00a0Pas moins de 37,6 % des personnes interrog\u00e9es disent que la triche vient en d\u00e9dommagement d’un syst\u00e8me mal param\u00e9tr\u00e9<\/em><\/strong> (remboursement de frais, forfait ne couvrant pas tous les frais de deplacement\u2026) \u00bb, constate Alain Joyet, \u00ab Voil\u00e0 qui conforte bien l\u2019id\u00e9e que le voyageur n\u2019est pas malhonn\u00eate mais qu\u2019il ne veut pas non plus subventionner son entreprise sur ses propres deniers.<\/p>\n

On oublie trop souvent que voyageur d\u2019affaires n\u2019est pas un m\u00e9tier, mais la cons\u00e9quence du m\u00e9tier que l\u2019on fait et pour lequel le collaborateur est pay\u00e9\u00a0\u00bb.<\/em><\/strong><\/strong><\/p>\n

Globalement, la nouvelle est plut\u00f4t rassurante tant pour les entreprises que pour les voyageurs. Les relations sont saines et claires. Mais \u00e0 l\u2019\u00e9vidence, il faut encore simplifier la note de frais, se doter des outils de gestion de d\u00e9placement (<\/em>logiciel de frais<\/em>…) adapt\u00e9s et donner plus de transparence aux r\u00e8gles de remboursement des notes de frais.<\/p>\n

Pour KDS, l’\u00e9tude conforte le besoin des utilisateurs de disposer d’outils de gestion des frais rapides et efficaces pour la gestion des notes de frais.<\/p>\n

Les principaux chiffres \u00e0 retenir de l\u2019\u00e9tude<\/strong><\/p>\n

–\u00a0 68,8 % des voyageurs font valider une fois par mois les d\u00e9penses engag\u00e9es pendant les d\u00e9placements professionnels<\/p>\n

–\u00a0 31,78 % des voyageurs qui perdent un justificatif font une simple d\u00e9claration sur l\u2019honneur mais 5,5% fabriquent un justificatif<\/p>\n

–\u00a0 58,9 % des personnes interrog\u00e9es ont leurs d\u00e9penses de communication prises en charge par l\u2019entreprise mais 25,2 % d\u00e9clarent que leur entreprise les prend en charge seulement si elles sont justifi\u00e9es<\/p>\n

–\u00a0 31% des d\u00e9penses non rembours\u00e9es aux voyageurs sont li\u00e9es \u00e0 la perte de justificatifs<\/p>\n

–\u00a0 40,5% ne se \u00ab\u00a0souviennent plus\u00a0\u00bb du montant de la fraude r\u00e9alis\u00e9e sur leur note de frais mais 24,3 % parlent de 5 \u00e0 10 euros seulement<\/p>\n

–\u00a0 60,5 % des sond\u00e9s savent parfaitement comment tricher s\u2019ils devaient le faire<\/p>\n

–\u00a0 68,3% sont persuad\u00e9s que ce serait sur les d\u00e9penses kilom\u00e9triques qu\u2019il serait facile de tricher pour augmenter sa note de frais. 65% imaginent qu\u2019il serait plus simple de le faire avec les notes de restaurants.<\/p>\n

–\u00a0 41,7 % disent que pour tricher ils imaginent la production de faux justificatifs avec ou sans la complicit\u00e9 du commer\u00e7ant<\/p>\n

–\u00a0 59,3% se disent \u00e9nerv\u00e9s d\u2019avoir \u00e0 calculer eux-m\u00eames la TVA sur notes de frais mais 46,3 % sont \u00e9galement lass\u00e9s d\u2019avoir \u00e0 obtenir syst\u00e9matiquement l\u2019approbation d\u2019un sup\u00e9rieur<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Note de frais : on sait tricher mais on ne le fait (presque) pas\u2026 Comme chaque ann\u00e9e, l\u2019\u00e9tude 2012 r\u00e9alis\u00e9e par KDS – en partenariat avec DeplacementsPros.com et EPSA – porte un regard diff\u00e9rent sur la gestion quotidienne des notes de frais. Une observation d\u00e9taill\u00e9e r\u00e9alis\u00e9e en Europe qui permet de comprendre les m\u00e9canismes utilis\u00e9s […]<\/p>\n","protected":false},"author":8082,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[19021],"tags":[],"class_list":["post-41605","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-services"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41605","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8082"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=41605"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41605\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":81422,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/41605\/revisions\/81422"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=41605"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=41605"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.autopromopro.com\/articles\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=41605"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}