Autopromopro

Auteur/autrice : domaze

  • Dématérialisation des Documents pour ERP et GED

    Dématérialisation des documents entrants (lecture et saisie automatique)

    Les logiciels de Reconnaissance et Lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) couvrent une diversité de fonctions liées à la dématérialisation des documents entrants. Depuis l’indexation automatique par lecture de codes-barres jusqu’à la saisie automatique. Différents flux de documents entrants peuvent être traités comme les imprimés reçus par courrier et numérisés avec un scanner, les fax ou les documents PDF. Les factures de fournisseurs, les bons de commande ou les bons de livraison reçus peuvent être saisis de façon automatique pour renseigner l’applicatif comptable, l’ERP ou la GED/GEIDE*.

    Dématérialisation et indexation des documents sortants

    Les logiciels d’Editique permettent d’automatiser la mise en forme et la conversion au format PDF des documents édités depuis les applicatifs (factures clients et autres documents sortants). Une indexation multicritère de la copie PDFconstitue une étape indispensable de la dématérialisation pour permettre de retrouver les documents archivés ou de les appeler par un lien à partir des écrans de transaction. De plus en plus fréquemment, les documents sont édités directement au format PDF depuis les applicatifs. FORMULARY SUITE propose donc des solutions adaptées au traitement des spools et des PDFpour l’indexation multicritère, la remise en forme, l’impression ou l’envoi automatique par e-mail ou par fax.

    Logiciel de Gestion Electronique des documents avec un workflow intégré (GEIDE*)

    FORMVISUALL la solution GEIDE* intègre un workflow qui peut être paramétré pour épouser les procédures de dématérialisation de factures de fournisseurs, de bons de commandes et d’autres documents entrants : les différentes personnes concernées par les documents sont alertées e-mail et doivent renseigner le workflow sur la décision ou l’action qui les concerne en rapport avec chaque document reçu. Ce qui offre  la possibilité de filtrer les documents en fonction d’un état du workflow (factures ou bons de commande non traités par exemple). FORMVISUALL est une GEIDE ergonomique: une interface de vidéo-codage et d’indexation conviviale, un moteur de recherche multicritère permettant de mémoriser les recherches courantes…  L’interface de FORMVISUALL a été pensée pour l’utilisateur afin de lui offrir un confort de travail qui améliore la productivité. Au travers de FORMVISUALL, les documents sont consultables en réseau dans le respect des droits de consultation accordés à chaque utilisateur.

    Avec FORMARCHIVES en complément, la base de données de FORMVISUALL est au format DB2 sur iSeries (un gage de fiabilité pour les connaisseurs de cette plate-forme !). Des solutions sont également proposées pour la consultation des archives en client léger (client web).


    FORMULARY SUITE présente des solutions logicielles adaptées à différentes plate-formes : Windows™, Unix, Linux, iSeries™.
    *GEIDE : Gestion Electronique d’Informations et Documents Existants (équivalent de GED)

    http://www.formulary-france.com

  • Lecture Automatique de factures fournisseurs

    Les informations contenues dans la base de données d’un ERP sont structurées mais les documents restent au cœur de nombreux processus et demeurent le support de l’information par excellence. Il est donc nécessaire de structurer les données volatiles véhiculées sur les documents reçus qu’ils soient au format papier ou électronique (e-mail et télécopies).

    La plus grande partie des documents entrants est composée des factures fournisseurs, de bons de commandes ou de bons de livraisons dont la mise en forme est stable. Ce sont des documents structurés qui se prêtent à une lecture automatique. Une fois le modèle de document identifié, une lecture automatique est donc possible afin de recuellir les informations utiles. Le logiciel FormLADg est capable de reconnaître un document à partir de sa mise en page et/ou d’éléments distinctifs tels que logos, codes-barres ou textes. Il adapte ensuite la lecture OCR pour recueillir les informations à extraire : N° de facture, Nom du fournisseur ou du destinataire, montant HT, montant TTC, etc.

    G comme «Génération d’Informations» et « G » comme «Gestion»

    FormLADg a été conçu, à l’origine, pour alimenter les logiciels de comptabilité avec les lignes d’écritures comptables inscrites sur les factures fournisseurs. Les informations sont stockées dans un fichier texte au format CSV qui recueille les données capturées et l’emplacement de la copie PDF du document. Le fichier CSV peut être exploité directement sous Excel pour une importation manuelle dans l’applicatif comptable. Le fichier CSV peut également être déposé dans un répertoire destiné à être scruté en permanence par un automate d’importation. Cet automate se chargeant de réaliser les importations dans l’applicatif comptable.

    Un paramétrage visuel et convivial

    FormLADg est conçu pour satisfaire une exigence d’autonomie au niveau du paramétrage de la saisie assistée. Il possède une interface conviviale, visuelle et intuitive destinée à émanciper les utilisateurs avec un minimum de formation. Avec FormLADg, les entreprises sont donc autonomes pour paramétrer la saisie automatique de nouveaux documents. Si la mise en forme d’un document entrant vient à changer, il faut éviter que cela n’engendre un retard. Dans cette éventualité, les documents sont stockés dans une « armoire électronique d’attente ». Ce qui offre 2 possibilités  :
    – une saisie manuelle immédiate ;
    – une lecture automatique différée en attente d’un nouveau paramétrage.Un logiciel RAD/LAD/OCR interfacé  à votre logiciel de gestion  :
    – automatiser l’archivage et l’indexation
    – accélérer les traitements (saisie automatique)
    – fiabiliser les traitements (workflow)

    Lecture Automatique de factures


    Le progiciel FORMLADg  pour la lecture automatique de facures.

    Appliquer la règle pragmatique des 80/20
     Le gain de productivité réalisé grâce à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD) est proportionnel au volume de factures à traiter. Généralement la règle des 80/20 s’applique. En effet beaucoup d’entreprises s’aperçoivent que moins d’une vingtaine de fournisseurs constituent le plus gros des factures reçues (2/3 à 80% des factures entrantes). Le paramétrage de la reconnaissance automatique pourra donc se limiter aux fournisseurs qui génèrent le gros flux, la copie au format PDF des autres documents sera déposée dans un dossier en attente de traitement humain.

    Une autre solution d’Input Management avec FORMRECO :
    Au moment de la saisie d’une facture, votre logiciel de gestion génère une étiquette code barres que l’utilisateur colle sur la facture. Les liasses de factures sont ensuite scannées dans un traitement massif : copie des factures au format PDF et classement automatique grâce à l’étiquette. Dés lors, les utilisateurs du logiciel de gestion n’ont plus à faire de recherches fastidieuses car il accèdent directement et de façon transparente à la copie des factures reçues.

    VISITEZ : www.formulary-france.com