Les informations contenues dans la base de données d’un ERP sont structurées mais les documents restent au cœur de nombreux processus et demeurent le support de l’information par excellence. Il est donc nécessaire de structurer les données volatiles véhiculées sur les documents reçus qu’ils soient au format papier ou électronique (e-mail et télécopies).
La plus grande partie des documents entrants est composée des factures fournisseurs, de bons de commandes ou de bons de livraisons dont la mise en forme est stable. Ce sont des documents structurés qui se prêtent à une lecture automatique. Une fois le modèle de document identifié, une lecture automatique est donc possible afin de recuellir les informations utiles. Le logiciel FormLADg est capable de reconnaître un document à partir de sa mise en page et/ou d’éléments distinctifs tels que logos, codes-barres ou textes. Il adapte ensuite la lecture OCR pour recueillir les informations à extraire : N° de facture, Nom du fournisseur ou du destinataire, montant HT, montant TTC, etc.
G comme «Génération d’Informations» et « G » comme «Gestion»
FormLADg a été conçu, à l’origine, pour alimenter les logiciels de comptabilité avec les lignes d’écritures comptables inscrites sur les factures fournisseurs. Les informations sont stockées dans un fichier texte au format CSV qui recueille les données capturées et l’emplacement de la copie PDF du document. Le fichier CSV peut être exploité directement sous Excel pour une importation manuelle dans l’applicatif comptable. Le fichier CSV peut également être déposé dans un répertoire destiné à être scruté en permanence par un automate d’importation. Cet automate se chargeant de réaliser les importations dans l’applicatif comptable.
Un paramétrage visuel et convivial
FormLADg est conçu pour satisfaire une exigence d’autonomie au niveau du paramétrage de la saisie assistée. Il possède une interface conviviale, visuelle et intuitive destinée à émanciper les utilisateurs avec un minimum de formation. Avec FormLADg, les entreprises sont donc autonomes pour paramétrer la saisie automatique de nouveaux documents. Si la mise en forme d’un document entrant vient à changer, il faut éviter que cela n’engendre un retard. Dans cette éventualité, les documents sont stockés dans une « armoire électronique d’attente ». Ce qui offre 2 possibilités :
– une saisie manuelle immédiate ;
– une lecture automatique différée en attente d’un nouveau paramétrage.Un logiciel RAD/LAD/OCR interfacé à votre logiciel de gestion :
– automatiser l’archivage et l’indexation
– accélérer les traitements (saisie automatique)
– fiabiliser les traitements (workflow)
Le progiciel FORMLADg pour la lecture automatique de facures.
Appliquer la règle pragmatique des 80/20
Le gain de productivité réalisé grâce à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD) est proportionnel au volume de factures à traiter. Généralement la règle des 80/20 s’applique. En effet beaucoup d’entreprises s’aperçoivent que moins d’une vingtaine de fournisseurs constituent le plus gros des factures reçues (2/3 à 80% des factures entrantes). Le paramétrage de la reconnaissance automatique pourra donc se limiter aux fournisseurs qui génèrent le gros flux, la copie au format PDF des autres documents sera déposée dans un dossier en attente de traitement humain.
Une autre solution d’Input Management avec FORMRECO :
Au moment de la saisie d’une facture, votre logiciel de gestion génère une étiquette code barres que l’utilisateur colle sur la facture. Les liasses de factures sont ensuite scannées dans un traitement massif : copie des factures au format PDF et classement automatique grâce à l’étiquette. Dés lors, les utilisateurs du logiciel de gestion n’ont plus à faire de recherches fastidieuses car il accèdent directement et de façon transparente à la copie des factures reçues.
VISITEZ : www.formulary-france.com
