LYON, le 20 mars 2009 – La société Boulard , créée en 1934, est un cabinet de douze personnes dont l’activité est tournée vers le courtage d’assurance avec une spécialisation en assurance des administrateurs de biens et de copropriétés. Chaque année le cabinet parisien gère à peu près 6 000 sinistres et assure environ 5 500 immeubles. assure environ 6 000 immeubles.
PROBLEMATIQUE
Confrontés à trois problématiques majeures dans la gestion quotidienne de son activité, à savoir : un manque de place pour archiver les documents papiers, un accès laborieux aux archives devant être consultées plusieurs fois par jour et un souci de sécurisation et de sauvegarde des données, MM Boulard et Florin associés, du cabinet de courtage d’assurance, se sont mis en quête d’une solution qui pourrait pleinement répondre à leurs besoins.
CHOIX DE LA SOLUTION
C’est en 1998, soit il y a déjà onze ans, que les dirigeants ont commencé les démarches pour trouver la solution qui leur permettrait d’enrayer les problématiques auxquelles ils étaient confrontés. Ils s’appuient alors sur l’expérience et les connaissances techniques de leur partenaire informatique, la société Socs, qui se charge de leur présenter une offre capable, selon elle, de satisfaire le cabinet. Dès lors se met en place une rencontre entre le cabinet Boulard et leur voisin Texa, un expert d’assurance exerçant un métier proche du cabinet, afin de leur faire une démonstration concrète des bénéfices et de l’application de la solution de GED de Novaxel. « Texa utilisait déjà ce logiciel et le voir tourner chez un expert de compagnie qui exerce un métier assez proche du mien m’a beaucoup rassuré et a achevé de me convaincre, » commente M. Boulard.
S’ensuit une prise de contact directe avec Novaxel afin de bénéficier d’une présentation complète qui démontrera les avantages de la solution. En trois mois, le cabinet Boulard fait son choix, comprend très vite les intérêts et les atouts que Novaxel lui apporte et adopte alors la solution pour dématérialiser les contrats d’assurance et les dossiers de sinistres.
Le cabinet Boulard a été conquis par ce produit qui se présentait comme « universel » à ses yeux, une solution extrêmement malléable et personnalisable à souhait et ce, de façon très pointue. M. Boulard précise même que le logiciel de GED Novaxel est comme « une boîte à outils avec laquelle on peut faire ce qu’on veut. Ce logiciel n’est pas spécialement étudié pour ma profession ou pour une autre profession d’ailleurs, il a l’avantage de s’adapter à tous les métiers et c’est à chacun de l’utiliser comme bon lui semble. »
Le déploiement de la solution Novaxel a été réalisé très rapidement bien que le choix ait été fait de généraliser progressivement l’installation dans le cabinet par souci d’adaptation en douceur. Car au départ le personnel était assez inquiet et appréhendait la mise en place de cette nouvelle méthode de travail : les craintes reposaient essentiellement sur la numérisation et notamment sur les risques de perte de documents.
Initialement, le cabinet Boulard fonctionnait sur la base de deux grosses salles d’archives papier dans lesquelles tous les contrats d’assurance et toutes les correspondances clients, ainsi que les déclarations de sinistres et les correspondances assurés/ experts/ assureurs, étaient archivées.
A l’arrivée de Novaxel, le cabinet Boulard, équipé d’un seul scanner à très haute vitesse de numérisation, a d’abord commencé par numériser tous les contrats d’assurance et les correspondances clients. La numérisation des 6 000 contrats d’assurance a pris à peu près deux ans. Parallèlement, les gestionnaires de sinistres se sont progressivement mis à numériser les sinistres et la numérisation systématique des dossiers en fonction du niveau d’urgence a été mise en place pour maintenir l’habitude au procédé. Ainsi, les dossiers les plus courants ont commencé a être numérisés pendant que les autres restaient au format papier classique. Au fur et à mesure, la numérisation a pu être étendue à de plus en plus de dossiers sinistre et, au bout d’un an de pratique, c’est le personnel lui-même qui est venu réclamer la généralisation totale du processus de dématérialisation. « Il y a un moment donné où nos collaborateurs ont tous compris l’intérêt du système et la tendance s’est inversée ! Ce sont eux qui à leur tour sont venus nous demander d’accélérer le déploiement de la solution de GED, » s’exclame M. Boulard. Le cabinet a même, sur les conseils de Novaxel, équipé les douze collaborateurs de petits scanners personnels de marque Canon, soucieux du confort de travail de son personnel.
Enfin, au-delà des fonctions de la solution, le cabinet Boulard profite pleinement de la qualité de l’assistance technique de Novaxel. Celle-ci est jugée toujours très compétente, aimable et rapide, que se soit pour résoudre des incidents parfois difficiles à identifier (problèmes de serveur, réseau, etc.) ou même pour répondre à des demandes de développement spécifique. Ce dernier point s’est révélé être un critère de choix décisif dans la validation de ce partenariat à long terme, gage de pérennité.
BENEFICES
En onze ans d’utilisation, le retour sur investissement a largement eu l’occasion d’être démontré. Un calcul partant d’un constat très simple avait d’ailleurs été fait : tous les matins quatre gestionnaires de sinistres passaient une heure à sortir les dossiers et ces mêmes personnes passaient de nouveau une heure à ranger les dossiers le soir venu. En faisant le compte, cela représentait au total huit heures par jour passées à sortir et à ranger les dossiers, soit l’équivalent du temps de travail d’une personne. M. Boulard pense que la GED Novaxel, qui est aujourd’hui totalement intégrée dans la ligne de gestion, lui a permis de gagner l’équivalent de trois à quatre postes de travail : « notre productivité a rebondi d’une manière importante ! » précise t-il.
Les locaux du cabinet Boulard sont de taille assez modeste – environ 120 mètres carrés – et équipés d’armoires de classement et d’archivage surchargées. Grâce au logiciel Novaxel, M. Boulard et son équipe ont pu se séparer de la toute dernière armoire l’an passé, ce qui a permis de regagner à peu près quinze ou vingt mètres carrés de surface transformés en partie en salle à manger pour le personnel…permettant ainsi au cabinet Boulard de repousser un déménagement qui aurait dû être fait sans tarder !
« La productivité de nos salariés et la nôtre s’est considérablement accrue, nous faisons beaucoup plus vite et beaucoup mieux qu’autrefois. Il y a une fluidité de l’information qui n’existait pas, avec un partage de l’information qui se fait beaucoup mieux qu’avant. C’est un outil de productivité aussi révolutionnaire et puissant que peuvent l’être Word, Excel, etc., je ne peux plus m’en passer ! » conclut M. Boulard.
À propos de Novaxel
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui près de 100 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assureurs (AGF, GFA), des experts-comptables, des transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, Vinci, Office public HLM Nanterre, Oséo, SAPRR, SNCF, etc. L’offre de la société s’est enrichie récemment grâce à un module de workflow et l’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, ce qui en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre du réseau d’associations « Entreprendre en Rhône-Alpes » – www.novaxel.com
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